Antes de empezar
Sigue esta guía paso a paso. Si algo no coincide con tu pantalla, revisa primero la categoría Preguntas frecuentes o el FAQ.
Respuestas rápidas para preparar propuestas comerciales y convertirlas en ventas cuando el cliente confirme.
¿Qué es una cotización?
Es una propuesta comercial con productos, precios, cantidades, impuestos, cliente y vigencia. Sirve para acordar una venta antes de cobrarla.
Crear, editar, compartir o aceptar una cotización no descuenta inventario, no mueve caja y no genera factura electrónica.
¿Por qué no veo Cotizaciones en el menú?
El módulo está disponible de forma predeterminada para negocios con perfil General. Si no aparece, pide al administrador de tu negocio que confirme que está habilitado para tu cuenta y que tu usuario tiene acceso a cotizaciones.
Los perfiles de farmacia y restaurante no lo traen activo inicialmente porque su operación diaria suele resolverse desde sus módulos especializados.
¿Cómo creo una cotización?
Entra a Cotizaciones y selecciona Nueva cotización. Luego:
- Elige la sucursal y el almacén desde donde se preparará la propuesta.
- Busca un cliente existente o registra sus datos básicos para esa propuesta.
- Agrega productos o servicios, ajusta cantidades, precios y descuentos si corresponde.
- Define la vigencia y guarda el borrador.
Revisa el total antes de compartirla. Mientras sea borrador puedes corregirla sin afectar la operación.
¿Cómo reutilizo formas de pago y condiciones comerciales?
Entra a Cotizaciones → Plantillas comerciales. Allí puedes guardar formas de pago, condiciones, entregables, requisitos, transporte, garantías y otros textos para no escribirlos nuevamente en cada propuesta.
Consulta la guía Crear y llenar plantillas comerciales de cotización para conocer cada campo, configurar plantillas por sucursal y recordar condiciones especiales para un cliente.
Si seleccionas una plantilla manualmente, se aplicará exactamente esa plantilla. Si mantienes Automática según cliente y sucursal, el sistema priorizará las condiciones recordadas del cliente y luego la plantilla predeterminada correspondiente. Las preferencias también se pueden retirar con Olvidar preferencias.
¿Puedo usar un cliente que ya existe?
Sí. Escribe el nombre, documento, correo o teléfono para encontrarlo y seleccionar su ficha. Así la propuesta conserva los datos comerciales correctos sin crear un cliente duplicado.
¿Cómo le envío la cotización al cliente?
Abre el detalle de la cotización y usa Más acciones para generar el enlace público. Cópialo y compártelo por el canal que prefieras, por ejemplo WhatsApp o correo.
El cliente podrá consultar solo esa propuesta, descargar su PDF y responder desde su teléfono. SysVentasPos no envía el mensaje automáticamente en esta versión.
¿Qué ocurre cuando el cliente acepta desde el enlace?
La cotización queda marcada como Aceptada y el equipo recibe una notificación. Todavía no se cobra ni se reserva inventario: la persona autorizada debe abrir la cotización y seleccionar Cobrar en POS para completar la venta.
¿El cliente puede pagar desde el enlace?
No. El enlace sirve para revisar la propuesta y aceptarla o rechazarla. El pago se registra después dentro del POS, con el método de pago que corresponda.
¿Qué pasa si un producto ya no tiene existencias al cobrar?
El sistema valida el inventario nuevamente al momento del cobro. Si no hay disponibilidad suficiente, la venta no se crea y la cotización sigue aceptada para que puedas corregirla, reponer inventario o acordar una alternativa con el cliente.
¿La cotización genera factura electrónica?
No. La factura, el movimiento de inventario y los registros de caja se generan únicamente cuando confirmas el cobro en el POS. La cotización es una propuesta, no un comprobante de venta.
¿Cómo descargo el PDF?
Desde el detalle selecciona Descargar PDF. También está disponible desde el enlace que recibe el cliente mientras la cotización esté vigente y el enlace siga activo.
¿Qué hago si envié el enlace a la persona equivocada?
Abre Más acciones y selecciona Invalidar enlace público. El enlace anterior dejará de funcionar. Después puedes generar uno nuevo y compartirlo con el destinatario correcto.
¿La propuesta vence?
Sí. Cada cotización tiene una fecha de vigencia. Al vencer, no podrá aceptarse ni cobrarse hasta que prepares una nueva propuesta o una copia actualizada.
¿Puedo eliminar una cotización?
Solo se puede eliminar permanentemente una cotización que todavía esté en estado Borrador y cuando el usuario tenga autorización para eliminar borradores.
Abre el detalle del borrador, selecciona Más acciones → Eliminar borrador y confirma. También se eliminarán sus ítems y la operación no se puede deshacer.
Las cotizaciones enviadas, aceptadas, rechazadas, vencidas, canceladas o cobradas no se pueden eliminar porque forman parte del historial comercial. La numeración utilizada por un borrador eliminado no se reutiliza.