Crear y llenar plantillas comerciales de cotización

Las plantillas comerciales permiten guardar una sola vez la forma de pago, las condiciones, los informes, las garantías y otros textos que normalmente se repiten en cada cotización.

Puedes tener una plantilla para toda la empresa, otra para una sucursal y condiciones especiales para un cliente. Cada nueva cotización recibe una copia de las condiciones aplicadas, por lo que los cambios futuros en la plantilla no alteran documentos anteriores.

Dónde encontrar las plantillas

1. Abre el menú principal de SysVentasPos.
2. Entra a Cotizaciones.
3. En la parte superior selecciona Plantillas comerciales.

Desde una cotización nueva también puedes revisar qué plantilla fue aplicada en la sección Condiciones de la propuesta.

Crear una plantilla

1. En Cotizaciones → Plantillas comerciales, selecciona Nueva plantilla.
2. Completa los datos generales.
3. Agrega las secciones comerciales que necesite el negocio.
4. Revisa la vista previa.
5. Selecciona Crear plantilla.

No es necesario usar todas las secciones disponibles. Crea únicamente las que el cliente necesita leer o aceptar.

Cómo llenar los datos generales

Una empresa puede tener una plantilla predeterminada general y una predeterminada diferente para cada sucursal. La plantilla de la sucursal tiene prioridad cuando se prepara una cotización allí.

Agregar y completar las secciones

En Condiciones reutilizables, elige un tipo y selecciona Agregar. Cada sección tiene estos campos:

• Título visible: encabezado que verá el cliente, por ejemplo “Forma de pago”.
• Tipo: ayuda a organizar el contenido. No cambia los precios ni los cálculos.
• Contenido: explicación principal en párrafos.
• Lista de puntos: datos breves separados por línea. Cada línea aparecerá como un punto independiente.
• Activa: incluye o excluye la sección de la cotización.
• Mostrar en PDF: permite imprimirla en el documento descargable.
• Mostrar en enlace público: permite que el cliente la lea en el enlace compartido.

Usa las flechas ↑ y ↓ para definir el orden. Selecciona Quitar cuando una sección no corresponda a esa plantilla.

Qué escribir en cada tipo de sección

Forma de pago

Indica cuándo y cómo debe pagar el cliente. Incluye porcentajes, plazos y medios permitidos sin escribir datos bancarios sensibles que no deban quedar visibles.

Ejemplo:

• 50 % al aprobar la propuesta.
• 50 % contra entrega.
• Pago por transferencia o tarjeta.

Condiciones comerciales

Aclara qué incluye el precio, impuestos, vigencia, reajustes o actividades no incluidas.

Ejemplo: “Los valores incluyen los conceptos indicados en la propuesta. Los trabajos adicionales se cotizarán por separado y requerirán aprobación del cliente”.

Informes y entregables

Describe qué recibirá el cliente al terminar: informe técnico, certificado, fotografías, acta, archivo digital o capacitación.

Ejemplo:

• Informe digital en formato PDF.
• Registro fotográfico del servicio.
• Acta de entrega firmada.

Requisitos para prestar el servicio

Registra lo que debe proporcionar el cliente antes de iniciar: acceso al lugar, energía, permisos, información, acompañamiento o disponibilidad de equipos.

Transporte y desplazamientos

Aclara si el transporte está incluido, qué zona cubre y cómo se cobran desplazamientos fuera del área habitual.

Garantía

Indica duración, cobertura, exclusiones y cómo solicitar atención. Evita prometer condiciones que el negocio no pueda cumplir.

Reclamaciones

Explica el canal y el plazo para reportar novedades relacionadas con el servicio o los entregables.

Privacidad y confidencialidad

Úsala cuando el trabajo implique datos, documentos, imágenes o información reservada del cliente.

Aceptación de la propuesta

Explica qué significa aceptar la cotización y cuál será el siguiente paso. La aceptación no registra el pago ni descuenta inventario; el cobro se completa después desde el POS.

Sección personalizada

Úsala para cualquier condición propia del negocio que no encaje en los tipos anteriores.

Ejemplo de plantilla mínima recomendada

Para la mayoría de negocios puedes comenzar con estas cuatro secciones:

1. Forma de pago: anticipo, saldo y medios de pago.
2. Condiciones comerciales: alcance, exclusiones y trabajos adicionales.
3. Informes y entregables: documentos o resultados que recibirá el cliente.
4. Aceptación: qué ocurre al aceptar y cómo continúa el cobro.

Después agrega transporte, requisitos o garantía únicamente cuando correspondan a la actividad del negocio.

Elegir la plantilla predeterminada

Abre una plantilla activa y selecciona Predeterminar. Desde ese momento se aplicará automáticamente a las nuevas cotizaciones de su alcance.

• Una plantilla de empresa aplica en todas las sucursales que no tengan una predeterminada propia.
• Una plantilla de sucursal aplica solamente al cotizar desde esa sucursal.
• Una preferencia guardada para un cliente puede reemplazar la plantilla predeterminada.

Solo puede existir una plantilla predeterminada por alcance.

Usar la plantilla en una cotización

1. Entra a Cotizaciones → Nueva cotización.
2. Selecciona la sucursal.
3. Selecciona el cliente, si ya está registrado.
4. El sistema aplicará automáticamente la plantilla correspondiente.
5. Busca Condiciones de la propuesta y selecciona Revisar y ajustar.
6. Modifica, desactiva o agrega secciones únicamente para esa propuesta.
7. Guarda la cotización.

Los ajustes realizados aquí no cambian la plantilla original. Se guardan solamente en esa cotización.

Recordar condiciones para un cliente

Si un cliente siempre usa una forma de pago, una vigencia o condiciones especiales:

1. Selecciona el cliente registrado en la cotización.
2. Abre Revisar y ajustar.
3. Deja las condiciones como deben aplicarse en sus próximas propuestas.
4. Selecciona Recordar para este cliente.
5. Confirma la operación.

La próxima cotización de ese cliente cargará automáticamente sus preferencias. Los cambios no afectan las cotizaciones que ya fueron creadas.

Si necesitas volver a las condiciones automáticas de la sucursal, selecciona el cliente, abre Revisar y ajustar y elige Olvidar preferencias. Después de confirmar, las siguientes cotizaciones volverán a usar la plantilla predeterminada correspondiente.

Cuando eliges manualmente una plantilla en el campo Plantilla aplicada, esa selección tiene prioridad y se utiliza sin mezclar las preferencias guardadas del cliente. Para volver a utilizarlas selecciona Automática según cliente y sucursal.

Editar, duplicar o archivar una plantilla

• Editar: cambia el contenido para nuevas cotizaciones. Las anteriores conservan su copia histórica.
• Duplicar: crea una base para otro tipo de venta sin volver a escribir todo.
• Archivar: retira la plantilla de nuevas cotizaciones sin borrar los documentos que la utilizaron.

Un usuario de sucursal puede administrar plantillas de su propia sucursal. Las plantillas generales de empresa deben ser administradas por un usuario autorizado a nivel de empresa.

Qué revisar antes de guardar

• La forma de pago coincide con la política real del negocio.
• La vigencia está expresada en días correctos.
• Las exclusiones y trabajos adicionales son claros.
• Los entregables pueden cumplirse.
• La garantía tiene plazo y cobertura definidos.
• No hay datos bancarios, personales o internos que no deban aparecer en el PDF o enlace público.
• Las opciones Mostrar en PDF y Mostrar en enlace público están activas solo donde corresponda.

Problemas frecuentes

No encuentro Plantillas comerciales

Verifica que estés dentro de Cotizaciones. Si el botón no aparece, el módulo o los permisos de tu usuario deben ser revisados por el administrador.

La plantilla no aparece al crear una cotización

Comprueba que esté activa y que su alcance corresponda a la sucursal seleccionada. Una plantilla archivada no puede usarse en nuevas propuestas.

Se aplicó una plantilla diferente

Revisa si la sucursal tiene una predeterminada propia o si el cliente tiene preferencias guardadas. Esas configuraciones tienen prioridad sobre la plantilla general de empresa.

Cambié la plantilla y una cotización anterior no se actualizó

Es el comportamiento esperado. Cada cotización conserva las condiciones vigentes cuando fue creada para mantener su trazabilidad comercial.