¿Qué necesito para facturar electrónicamente?

La facturación electrónica DIAN es obligatoria en Colombia para casi todos los responsables del IVA. SysVentasPos se integra con Factus (proveedor tecnológico autorizado) para emitir facturas y notas crédito que la DIAN valida en segundos.

¿Estoy obligado?

Consulta con tu contador. En general:

• Sí: responsables del IVA, empresas que superan ciertos topes de ingresos.
• No (todavía): algunos comerciantes en Régimen Simple sin IVA, vendedores informales.

Si no estás obligado, puedes igual emitir tiquetes desde el POS y operar normalmente sin Factus.

Requisitos

1. Documentación legal del facturador que debes enviar a SysVentasPos para activar:

   • RUT actualizado.
   • Certificado de existencia y representación legal (no mayor a 30 días). No aplica para persona natural.
   • Cédula de ciudadanía del representante legal.
   • PDF de la resolución de facturación electrónica (con prefijo) emitida por la DIAN.

2. Datos completos del negocio:

   • Razón social y NIT (con dígito de verificación).
   • Dirección y municipio.
   • Régimen tributario (responsable o no de IVA).
   • Actividad económica (CIIU).

3. Datos completos de cada cliente que vaya a recibir factura:

   • Documento, nombre, dirección, municipio, correo.
   • Mira Crear y editar clientes.

4. Productos correctamente clasificados:

   • IVA bien definido (19%, 5%, 0% o exento).
   • Categoría tributaria si aplica (estándar, exento, excluido).
   • Mira Crear un producto.

Activar Factus en SysVentasPos

En la versión actual del sistema, Factus se configura desde Administración → Configuración Empresa y la numeración fiscal se administra en Series Fiscales.

1. Ve a Administración → Configuración Empresa.
2. En la sección de Facturación Electrónica (DIAN) selecciona Factus como proveedor.
3. Completa las credenciales de conexión entregadas por Factus en los campos protegidos de la pantalla. Los campos disponibles dependen de la configuración asignada a la empresa.
4. Guarda la configuración.
5. Luego entra a Administración → Series Fiscales para revisar la numeración fiscal asociada al proveedor.
6. Valida que la empresa tenga datos fiscales completos antes de emitir documentos.

Listo. La próxima venta con cliente válido te ofrecerá el botón Emitir factura electrónica.

Seguridad: nunca copies credenciales, claves, códigos de acceso o direcciones de conexión en notas, chats, correos no cifrados o capturas de pantalla. El responsable autorizado debe ingresarlas directamente en la configuración de la empresa.

¿Cuánto demora la DIAN en aceptar?

Entre 5 y 30 segundos por factura. SysVentasPos te avisa cuando llega la respuesta:

• Aceptada: queda con CUFE válido y se envía al correo del cliente.
• Rechazada: te muestra el motivo. Corrige y reintenta.