Antes de empezar
Sigue esta guía paso a paso. Si algo no coincide con tu pantalla, revisa primero la categoría Facturación electrónica DIAN o el FAQ.
El módulo Eventos DIAN permite registrar ante la DIAN hechos que ocurren después de recibir o emitir una factura electrónica: recepción de la factura, entrega del bien o servicio, reclamo y aceptación.
Los eventos son documentos electrónicos independientes. No modifican el XML original de la factura y no se generan automáticamente al facturar.
Antes de comenzar
Para ver el módulo necesitas:
- Tener activa la capacidad de Facturación Electrónica en tu plan o complemento.
- Contar con permiso para consultar documentos fiscales.
- Contar con permiso de emisión fiscal para enviar, importar o conciliar eventos.
- Trabajar con una factura electrónica de venta a crédito o con plazo para el pago. Las facturas de contado pueden consultarse, pero DIAN rechaza sus eventos 030–034.
La transmisión de eventos está disponible únicamente cuando la empresa usa DIAN directo. Si utilizas Factus, podrás ver el módulo cuando tengas FE activa, pero la pantalla indicará que este proveedor todavía no soporta estas operaciones desde SysVentasPos.
Qué significa cada evento
| Código | Evento | Quién lo genera | Cuándo se usa |
|---|---|---|---|
| 030 | Acuse de recibo de la factura | Comprador | Confirma que la factura electrónica fue recibida. |
| 032 | Recibo del bien o prestación del servicio | Comprador | Confirma que el bien fue entregado o el servicio fue prestado. |
| 031 | Reclamo de la factura | Comprador | Informa una inconsistencia, entrega incompleta, mercancía no entregada o servicio no prestado. |
| 033 | Aceptación expresa | Comprador | Acepta explícitamente la factura después del 030 y 032. |
| 034 | Aceptación tácita | Vendedor | Declara la aceptación cuando transcurrieron tres días hábiles desde el 032 sin reclamo ni aceptación expresa. |
Orden de los eventos
El sistema controla la siguiente secuencia:
- Primero se registra el 030.
- Después se registra el 032.
- El comprador puede generar un 031 o un 033, según lo que realmente ocurrió.
- Si transcurren tres días hábiles completos desde el 032 sin 031 ni 033, el vendedor puede declarar el 034.
Los eventos 031, 033 y 034 representan decisiones finales incompatibles entre sí. Si existe uno pendiente, ambiguo o aceptado, el sistema no permitirá generar otro evento final.
Atención
Abrir Eventos DIAN
- En el menú principal abre Reportes.
- Selecciona Eventos DIAN.
- Elige Facturas recibidas o Facturas emitidas según tu participación en la operación.
- Revisa las tarjetas superiores. Cada código indica si está Disponible o por qué no puede utilizarse.
Trabajar con una factura recibida
1. Verificar e importar la factura
- Copia el CUFE completo de la factura recibida.
- En Verificar factura recibida, pega el CUFE.
- Selecciona la sucursal responsable.
- Haz clic en Consultar e importar.
SysVentasPos consulta la factura ante la DIAN, valida que tu empresa sea el adquirente y conserva su XML de forma privada. Esta consulta por sí sola no envía eventos ni acepta la factura.
2. Registrar el siguiente evento
- Busca la factura por número o CUFE.
- Selecciona Ver eventos.
- En Registrar siguiente evento, elige una de las acciones permitidas.
- Completa los datos solicitados:
- En 030 y 032, identifica a la persona que recibe e informa su cargo y área o departamento.
- En 031, selecciona el motivo real del reclamo.
- En 033, revisa cuidadosamente la confirmación de aceptación.
- Selecciona el botón con el nombre de la acción, por ejemplo Enviar acuse de recibo.
- Lee la confirmación y, si todo es correcto, selecciona Firmar y enviar.
La DIAN valida el orden, la identidad de las partes, el CUFE y la consistencia del evento antes de aceptarlo.
Consultar eventos de una factura emitida
En Facturas emitidas puedes revisar eventos que el cliente generó sobre una factura de tu empresa:
- Busca la factura por número o CUFE. La bandeja muestra únicamente facturas emitidas a crédito, aceptadas por DIAN directo.
- En la fila de la factura selecciona Ver eventos.
- Si recibiste el CUDE de un evento 030, 031, 032 o 033, pégalo en CUDE de un acuse o recibo del cliente.
- Selecciona Validar evento en DIAN.
El evento solo se incorpora cuando DIAN confirma el CUDE y cuando la factura, el emisor, el adquirente y el código corresponden al documento consultado.
Declarar aceptación tácita 034
El botón Declarar aceptación tácita (034) aparece únicamente cuando se cumplen las condiciones conocidas por el sistema:
- La factura fue emitida y aceptada mediante DIAN directo.
- La venta fue a crédito.
- Los eventos 030 y 032 están aceptados y fueron validados por CUDE.
- Transcurrieron tres días hábiles completos desde el 032.
- No existe 031, 033 o 034 pendiente o aceptado.
- No existe una nota crédito o débito en preparación o enviada sobre la factura.
Antes de transmitir, SysVentasPos vuelve a consultar la factura y DIAN realiza la validación final. El 034 incluye la declaración del emisor y la referencia al CUDE del evento 032.
Atención
CUFE y CUDE no son lo mismo
- CUFE: identifica la factura electrónica original.
- CUDE: identifica cada evento electrónico asociado a la factura.
Una factura conserva su CUFE y puede tener varios CUDE, uno por cada evento aceptado. No pegues el CUFE en un campo que solicita CUDE ni uses el CUDE de otra factura.
Estados del evento
Aceptado
DIAN confirmó el evento. La pantalla muestra su CUDE y la fecha de validación. No debes volver a enviarlo.
Rechazado
DIAN encontró una regla incumplida. Abre el historial, lee el mensaje y corrige únicamente la causa indicada. Un rechazo confirmado puede permitir un nuevo intento corregido.
Procesando o ambiguo
La solicitud pudo llegar a DIAN, pero SysVentasPos no recibió una confirmación concluyente. Selecciona Conciliar CUDE en DIAN.
Importante
Problemas frecuentes
No aparece Eventos DIAN en el menú
Verifica que tu plan o complemento tenga Facturación Electrónica activa y que tu usuario pueda consultar documentos fiscales.
El módulo dice “Proveedor sin soporte de eventos”
La empresa está usando un proveedor diferente de DIAN directo. Esto no afecta la emisión normal de facturas por el proveedor configurado.
No aparece el siguiente evento
Puede faltar un evento anterior aceptado, la factura puede ser de contado, el plazo puede haber vencido o ya puede existir una decisión final. En una factura de contado no se habilita ningún evento 030–034.
El 034 no aparece
Comprueba que hayas validado por CUDE los eventos 030 y 032, que hayan transcurrido tres días hábiles completos y que no exista un reclamo, aceptación o nota fiscal pendiente.
DIAN rechazó el evento
No cambies ni reenvíes datos al azar. Lee las reglas mostradas en el historial y verifica el CUFE, el CUDE, las partes, la secuencia y la información de quien recibió.
Las facturas de contado permanecen visibles para consulta, pero no ofrecen acciones 030–034. En los eventos 030 y 032 diligencia datos reales de la persona responsable, incluido cargo y área; SysVentasPos los incorpora al XML y los conserva en el historial.